Aby zwiększyć wydajność pracy w biurze, wystarczy przyłożyć pióro do papieru.
Po nadmiarze Świąt Bożego Narodzenia i Nowego Roku, powinieneś już teraz wrócić do rutyny pracy. A po świątecznej przerwie, prawdopodobnie będziesz miał stos rzeczy na swojej liście rzeczy do zrobienia, które muszą być zrobione szybko. Jak więc zwiększyć swoją produktywność, dbając jednocześnie o to, by wszystko zostało zrobione z odpowiednią starannością i uwagą? Jeśli pracujesz w biurze, odpowiedź przychodzi w formie papierowej.
Przeciążenie cyfrowe
Nie ma wątpliwości, że przeciętne biuro działa teraz w oparciu o technologię cyfrową. Wszystko, od komunikacji, przez prezentacje, aż po zamówienia na kawę, jest oparte na technologii cyfrowej. Ale chociaż wiele codziennych procesów jest bardziej efektywnych, może to mieć szkodliwy wpływ na wydajność. Obserwowanie ekranów przez siedem godzin dziennie może prowadzić do cyfrowego zmęczenia, które może sprawić, że pozornie proste zadania staną się o wiele trudniejsze i potrwają znacznie dłużej.
Nowe badanie wykazało, że ponad połowa pracowników biurowych cierpi z powodu przeciążenia cyfrowego, przy czym 62% twierdzi, że narzędzia cyfrowe sprawiają, że ich zespoły nie są skoncentrowane i nieefektywne podczas spotkań. Badanie, zatytułowane "Raport o produktywności w miejscu pracy", wykazało również, że ponad połowa z nich uważa, że przeciążenie ekranu zmniejsza ich produktywność.
"96% pracowników biurowych preferuje pracę z papierowymi kopiami informacji w przeciwieństwie do wersji cyfrowej".
Na pytanie o wykorzystanie papieru w miejscu pracy 60% respondentów odpowiedziało, że używa go specjalnie w celu zwiększenia swojej produktywności, podczas gdy 96% woli pracować z papierowymi kopiami informacji niż z wersją cyfrową. W raporcie stwierdzono, że pracownicy potrzebują silnej równowagi pomiędzy analogowym i cyfrowym w biurze, aby się skupić i zwiększyć wydajność.
"Nie ma wątpliwości, że narzędzia cyfrowe pod wieloma względami uczyniły miejsce pracy bardziej wydajnym", wyjaśnia ekspert ds. wydajności Holland Haiis. "Ale choć narzędzia cyfrowe pomogły nam osiągnąć więcej, niż kiedykolwiek sobie wyobrażaliśmy, zdajemy sobie również sprawę, że nadszedł czas na odrobinę technologicznej równowagi z pomocą niektórych narzędzi nietechnologicznych".
Zajmij się papierem
Wzrost produktywności wynikający z pracy z papierem występuje z tych samych powodów neurologicznych, dla których zyskujemy większe zrozumienie podręcznika drukowanego. Czytając z ekranu, umysł ma tendencję do chudego czytania, wybierając tylko wybrane słowa i wyrażenia, aby uzyskać szybkie zrozumienie tematu na poziomie powierzchni. Jednak czytając druk, umysł w pełni się angażuje, przyjmując każde słowo i uzyskując głębszy wgląd w informacje.
Ten głęboko przemyślany proces rozciąga się również na pisanie na papierze, przy czym proces fizyczny dalej koncentruje umysł, pozwalając mu bardziej zaangażować się w zadanie, poprawiając jego utrzymanie i dostarczając rozwiązań szybciej. Dlatego 51% pracowników biurowych nadal zapisuje swoje pomysły w notesie, a 63% woli używać papieru do współpracy ze współpracownikami i pobudzać kreatywność.
Pięć kroków do wydajności papieru
Więc jak można użyć papieru, aby zrobić więcej w biurze? Oto pięć najlepszych sposobów:
Zrób listę rzeczy do zrobienia codziennie
Kiedy zaczniesz dzień, nie idź od razu do skrzynki pocztowej. Zobaczenie masy nieotwartych wiadomości jest pierwszym krokiem do cyfrowego przeciążenia. Zamiast tego zapisz trzy najważniejsze priorytety, które masz na ten dzień, aby skoncentrować swój umysł i nabrać energii.
Weź notatnik na spotkania
Spotkania mogą być zrujnowane przez urządzenia, uwagę wszystkich w różnych miejscach i nikt nie koncentruje się na temacie. Chwyć więc flipchart i stwórz strefę wolną od technologii, z zapisem na papierze, a nie na laptopie. Ludzie będą bardziej zaangażowani, zapamiętani i, co ważne, spotkania będą krótsze.
Użyj kartek samoprzylepnych dla większego obrazu
W przypadku dużych projektów, nie jest możliwe uzyskanie podglądu każdego aspektu na ekranie. Ciągłe przeskakiwanie pomiędzy różnymi stronami i formatami po prostu przeciąża mózg i nikt nie może zobaczyć dużego obrazu. Zamiast tego, zapisz każdy aspekt projektu na kartkach papieru i przypnij je do dużej ściany, aby uzyskać głębsze zrozumienie zadania.
Korzystaj z tradycyjnego dziennika pracy
Stary dobry papierowy dziennik pracy jest niezbędny do planowania czasu i dotrzymywania zobowiązań. Po prostu napisanie wpisu pomoże zachować te informacje i zastanowić się nad tym, czego potrzebujesz na spotkanie.
Przygotuj się do prezentacji na papierze
Podczas gdy PowerPoint jest oczekiwany w większości prezentacji, pisanie notatek na papierze pozwoli Ci na głębsze zrozumienie przemówienia i pomoże lepiej je zapamiętać. Notatki dostarczą również przydatnych wskazówek podczas samego przemówienia, a w razie awarii technologii - dobrej pomocy.
Wszystkie potrzebne Ci artykuły papiernicze znajdziesz tutaj: https://alibiuro.pl/artykuly-papiernicze
